Dashboard Canvas

В предыдущих главах вы узнали, как спроектировать систему дашбордов и определить их типы для конкретных подразделений. При разработке отдельного дашборда эта информация ляжет в основу, но её нужно дополнить деталями. Важно выяснить, какие решения будут приниматься с помощью отчётов, какие действия должны выполняться и какие графики и метрики для этого необходимы. Чтобы итоговый дашборд соответствовал ожиданиям, важно заранее согласовать требования. С этим помогут инструменты, которые позволяют синхронизироваться ещё до начала проектирования.

Dashboard Canvas — один из таких инструментов. Это фреймворк, который помогает собирать и структурировать требования к будущему дашборду. Этот фреймворк может использоваться как вместе с Dashboard Map (в этом случае заполнить Dashboard Canvas будет гораздо быстрее и проще), так и отдельно, если вы просто хотите разработать один дашборд.

Работа над Dashboard Canvas проходит в несколько этапов:

1. Интервью — подготовка вопросов, проведение встречи и обработка информации.
2. Заполнение Canvas — структурирование полученных данных и распределение по блокам.
3. Подготовка макета — перевод структуры Canvas в визуальную схему будущего дашборда.
4. Разработка прототипа — сборка черновой версии дашборда для тестирования.
5. Тестирование на пользователях, демо, проверка качества работы дашборда (QA) — презентация и совместное тестирование черновой версии вместе с заказчиками и QA: проверка правильности данных, логики расчётов и скорости загрузки.
6. Оценка результатов — анализ того, как часто пользователи работают с дашбордами и насколько они удовлетворены результатом.

Dashboard Canvas можно применять самостоятельно или после заполнения Dashboard Map. Во втором случае часть данных, например роли и метрики, уже определена, поэтому работать с Canvas быстрее и проще.

Чтобы дашборд был полезным, важно качественно обсудить задачу с заказчиком. С интервью и начинается работа с Canvas.

Как провести интервьюКак провести интервью

Интервью — это момент, когда не нужно спешить с выводами. Знаю на практике, как хочется сразу предложить решение, не дослушав до конца. Но на деле именно паузы и уточняющие вопросы дают информацию, которая действительно важна. На интервью важно услышать собеседника и понять его точку зрения, а не пытаться сказать за него. Кстати, такой подход описан в книге «Сначала скажите „нет“» Джима Кэмпа. Прочтите её, если хотите узнать больше о переговорах.

Интервью — главная часть проектирования дашборда. Оно позволяет собрать информацию от будущих пользователей, понять, как они работают, какие решения принимают, в каком контексте используют данные и чего ожидают от визуализации. На итогах встречи основываются структура дашборда, выбор графиков и приоритеты в разработке.

Я рекомендую всем аналитикам в первую очередь учиться проводить интервью: вы можете сколько угодно хорошо знать инструменты и типы визуализаций, но если вы не поняли, что нужно клиенту, то любые красивые графики окажутся бесполезными. Советы в этой главе помогут вести обсуждение так, чтобы точно понять потребности бизнеса.

Интервью позволяет:

• Посмотреть на задачу глазами заказчика. Не исходить из своих представлений о задаче, а понимать, как её видит человек со стороны бизнеса.
• Сформировать общее представление. Аналитик и заказчик должны одинаково понимать ключевые термины, цели и ограничения.
• Собрать основную информацию для Canvas: роли, задачи, метрики, контексты и решения. Всё, что будет заполнено в Dashboard Canvas, базируется на интервью.

Интервью может казаться простой задачей, но на практике именно сбор требований чаще всего вызывает трудности, которые влияют на весь проект.

Хорошо проведённое интервью экономит десятки часов разработки и помогает сделать дашборд, которым будут пользоваться. Ваша задача — структурировать хаотичные заметки из интервью и оформить их в понятные требования для разработки макета.

Подготовка к интервьюПодготовка к интервью

Важный этап подготовки — планирование и организация процесса. Чтобы интервью прошло продуктивно, заранее продумайте, с кем вы будете говорить, какие вопросы зададите и как создадите условия для комфортного диалога. Всё это влияет на то, какую информацию вы получите и насколько она будет пригодна для проектирования дашборда.

Выбор участниковВыбор участников

Приглашайте тех, кто будет пользоваться дашбордом и принимать решения на его основе. Оптимально провести интервью с руководителем направления и исполнителем, который будет работать с дашбордом.

Например, вы делаете overview-отчёт для направления продаж. Им будут пользоваться три роли:

• Руководитель отдела продаж отслеживает общую выручку, выполнение планов сотрудниками и отклонения по каналам привлечения и коммуникаций. Если продажи просели в каком-то сегменте, он принимает решение о перераспределении ресурсов или корректировке планов.
• Менеджер по продажам следит, как он выполняет свой план в сравнении с другими коллегами, достигает ли он общих целей отдела продаж.
• Маркетолог смотрит, достигаются ли общие цели отдела продаж, следит за конверсией и сроками сделок для разных каналов привлечения.

У каждой роли свои задачи, и дашборд должен это учитывать. Если в отчёте собрана ключевая информация для всей компании, им будут пользоваться разные роли, то стоит провести интервью с каждой из них. Если дашборд создаётся под конкретный процесс или задачу, участников интервью будет меньше.

Оптимальное число участников — два или три, максимум — пять.

Составление вопросовСоставление вопросов

Вопросы должны охватывать все ключевые блоки Dashboard Canvas: роли, задачи, контекст, метрики и действия. Подготовьте шаблон с вопросами и местом для ответов, так вы сэкономите время на встрече и не собьётесь со структуры.

Примеры вопросов:

• Как работает ваше подразделение?
• Как вы понимаете, что работаете хорошо? Какие KPI у вашего подразделения?
• Что может повлиять на изменение этих метрик? Как вы их меняете?
• Как решаете задачу сейчас?
• Почему решили использовать дашборд? Зачем он нужен и как должен выглядеть?
• Кто будет пользоваться дашбордом?
• Каковы основные сценарии и контексты использования?
• Что вы обычно делаете после просмотра данных? Какие решения принимаете и как?
• Когда вам нужен результат и почему?
• Есть ли у вас данные? Какие из них можно использовать?
• Есть ли что-то ещё, что вы бы хотели сказать?

Если в вашей компании есть отраслевые особенности, добавьте профильные вопросы.

Приглашение участниковПриглашение участников

Интервью обычно занимает от 50 минут до полутора часов, заранее резервируйте это время. Уточните, где и как пройдёт встреча: в переговорке или онлайн, с какими участниками.

Приглашение оформите с кратким описанием цели встречи и её продолжительности. Не расписывайте все вопросы в письме. Это важно, чтобы на интервью заказчик не отвечал короткими подготовленными фразами по каждому пункту. Пример такого приглашения:

Запись встречиЗапись встречи

Пока вы задаёте вопросы, важно, чтобы кто-то фиксировал ответы. Так вы не будете отвлекаться от обсуждения, а все детали останутся в записях. Вести заметки может AI-помощник или ваш коллега, заранее предупредите собеседников об их участии.

Комфорт и структура встречиКомфорт и структура встречи

Перед встречей продумайте её адженду. Важно, чтобы участнику было комфортно и он понимал, зачем его позвали. Начните с короткого приветствия и объяснения цели. Лёгкая шутка или смол-ток помогают снять напряжение, особенно если вы мало знакомы. Можно спросить про выходные, если встречаетесь в начале недели, обсудить погоду, пошутить про третью кружку кофе за утро или показать домашнее животное.

На встрече предупредите, что все договорённости вы зафиксируете сами и пришлёте после разговора. Это снимет заботу с заказчика и позволит ему сосредоточиться. После встречи кратко подведите итоги, уточните, всё ли обсудили. Затем направьте резюме встречи: перечислите договорённости и незакрытые вопросы, если они остались. Это хороший тон и способ зафиксировать понимание.

Проведение интервьюПроведение интервью

Даже при хорошей подготовке интервью может отклониться от плана. Чтобы разговор получился полезным, важно не только задавать вопросы, но и слушать, уточнять, вести диалог и при этом не терять структуру. Ниже описаны несколько приёмов, которые помогают удерживать внимание, собирать релевантную информацию и при этом не мешать участникам высказываться.

Общие принципыОбщие принципы

На интервью вам нужно услышать потребности пользователя. Для этого лучше меньше говорить, больше слушать и не подсказывать ответы.

Задавайте открытые вопросы: «Как вы понимаете, что работаете хорошо?», «Что вы делаете, когда метрика падает?» — такие формулировки позволяют пользователю описывать логику, а не выбирать из готовых вариантов. Пример закрытых вопросов: «Вы заполняете планы раз в квартал?», «Дашборд будут смотреть с компьютера?» — заказчик может только согласиться или отказаться, а вы так и не получите полный ответ.

Во время разговора держитесь структуры. Даже если тема уходит в сторону, возвращайтесь к подготовленному плану. Так вы соберёте материал, который удобно раскладывается в Canvas.

Частая ошибка — сосредоточиться на графиках и показателях, не выяснив, как человек работает с данными. Особенно это касается тех, кто уже хорошо знает предметную область: кажется, что можно обойтись без вопросов. Но именно в диалоге проявляются неожиданные потребности и барьеры.

Тактические приёмыТактические приёмы

Переформулируйте

Иногда человек формулирует мысль неполно или слишком общо. В таких случаях стоит перефразировать его ответ и переспросить, чтобы убедиться, что вы поняли правильно. Это особенно важно, когда речь идёт о показателях, терминах или задачах:

— Мы смотрим, чтобы заявки не сильно падали. Обычно сравниваем с прошлой неделей и смотрим, чтобы падение было небольшим, процентов 15–20.
— Правильно ли я понимаю, что вы отслеживаете количество заявок по дням, и если падение больше чем на 20% к прошлой неделе, это сигнал, что что-то пошло не так?

Используйте косвенные вопросы

Если участник не может сразу сформулировать ответ, попробуйте задать косвенный вопрос. Например, вместо «Какие у вас метрики?» спросите: «А как руководитель оценивает вашу работу?». Это помогает снять напряжение и сдвинуть разговор с места.

Не задавайте слишком много вопросов

Цель интервью — понять, как человек принимает решения, какие действия для него типичны, в какой последовательности он смотрит данные и как их использует дальше. Отложите детали и технические аспекты на следующий этап. Например, названия таблиц или формулы расчёта можно запросить после встречи.

Следите за временем

Оцените, сколько времени уйдёт на каждый вопрос. Можете заложить одинаковое время для каждого блока, но на интервью случается, что на один вопрос дают ответ быстро и чётко, а другой вызывает дискуссии. Это нормально, но не забывайте регулировать время ответа. Если слишком долго обсуждаете один вопрос, переходите к следующему. К уточнениям можете вернуться в переписке или на отдельной встрече.

Говорите на понятном заказчику языке

Если собеседник не технический специалист, говорите проще: избегайте сложных терминов и аббревиатур, вас могут не понять, но постесняются уточнить.

Здесь хорошо работает приём, вдохновлённый образом лейтенанта Коломбо. Он никогда не пытался выглядеть умнее собеседника: говорил просто, немного наивно, задавал вопросы и при этом оставался вежливым и уважительным. Коломбо мог слушать самые длинные объяснения, соглашаться с ними и восхищаться идеями оппонента. Такая мягкость и простота создавали ощущение безопасности, и собеседник охотнее делился деталями.

Завершение и фиксация результатовЗавершение и фиксация результатов

Ближе к концу интервью полезно уточнить: «Что я забыл(а) спросить?». Вопрос часто открывает новое: человек уже расслаблен и может вспомнить важные детали, которые не пришли в голову сразу.

После интервью подведите краткие итоги: что обсудили, какие есть гипотезы или решения, что будет происходить дальше. Поблагодарите собеседников за встречу.

Затем отправьте письмо-резюме. Это может быть список с выводами или черновик заполненного Dashboard Canvas. Такое сообщение — не только акт вежливости, но и способ убедиться, что вы поняли друг друга правильно. Если заказчик видит в письме что-то лишнее или недостающее, это сигнал уточнить информацию. Пример письма-резюме:

Как заполнить CanvasКак заполнить Canvas

Заполняя Canvas, главное не поддаться соблазну вписать туда всё, что было сказано на встрече. Часто замечаю, как аналитики превращают Canvas в стенограмму интервью. Настоящая работа начинается, когда ты отбрасываешь лишнее и оставляешь только то, что отвечает на вопросы: кто пользуется дашбордом, зачем он нужен и как помогает принимать решения. Заполнение Canvas — это обработка и осмысление информации, и именно в этом ценность фреймворка.

Dashboard Canvas структурирует требования к будущему дашборду и состоит из четырёх блоков:

• Пользователи и контекст
• Понимание задачи
• Метрики, срезы и источники данных
• Вопросы, бизнес-решения и визуализации

Блоки Dashboard Canvas

Цель Canvas — перевести неструктурированную информацию из интервью в понятную и короткую форму. На его основе строится макет и сам дашборд. Canvas можно вести в любом формате, например в Notion, Miro, Figma, даже на бумаге.

В конце этого этапа вы получите структурированные данные в коротких формулировках и понятных терминах.

Пользователи и контекстПользователи и контекст

Блок отвечает на вопрос «Кто будет пользоваться дашбордом?».

Сначала опишите роли пользователей. Один человек может совмещать сразу несколько ролей, например, быть одновременно аналитиком и владельцем продукта.

Для каждой роли опишите контекст использования:

• с какого устройства человек смотрит дашборд: ноутбук, телефон, экран в переговорке;
• в каком режиме: регулярно, редко или по запросу;
• в какой ситуации: работает один, в паре или с командой, на совещании или самостоятельно.

Контекст влияет на формат дашборда: нужно ли делать мобильную версию, использовать крупные шрифты, предусматривать экспорт или печать, встроенные инструкции.

На этом этапе вы получаете набор ситуаций, для которых будете проектировать интерфейс в будущем.

Понимание задачиПонимание задачи

Блок отвечает на вопрос «Зачем нужен дашборд?».

Вы анализируете, какая цель у заказчика. Это может быть контроль показателей, подготовка к совещанию, отслеживание рекламы, сравнение гипотез. Укажите, почему задача возникла сейчас и есть ли у неё дедлайн. Понимание задачи поможет определить, зачем вы делаете этот дашборд. С одной стороны, это очень общий и верхнеуровневый вопрос, с другой — он поможет понять, а правда ли нужен дашборд и когда именно.

Часто заказчик говорит, что дашборд нужен срочно или «вчера». Но важно уточнить, с чем связаны сроки. Если впереди запуск спецпроекта, то дашборд может напрямую повлиять на его успех, тогда время имеет значение, и задачи по разработке нужно приоритизировать. Иногда достаточно запустить первую версию дашборда, а улучшать его в процессе. Если чёткого дедлайна нет, задачу можно планировать в обычном ритме.

Метрики, срезы и источники данныхМетрики, срезы и источники данных

Блок отвечает на вопрос «Какие данные нужны и откуда их брать?».

Метрики — это измеряемые величины, которые используют для принятия решений. Например, GMV, MAU, конверсия, стоимость заказа. Указывайте метрики, которые действительно используются для принятия решений, для этого вы заполняли предыдущий блок.

Чтобы проверить, нужна ли метрика на дашборде, задайте вопрос: «Что мы будем делать, если метрика упадёт на 20%?». Если на этот вопрос нет чёткого ответа, значит, метрика не помогает принимать решения и добавлять её на дашборд не стоит.

Срезы — это фильтры или разбиения: регионы, тип клиента, тариф, устройство. Отделяйте срезы от метрик.

Укажите источники данных — из каких таблиц будут использоваться метрики. Например, таблицы в DWH, внешние системы, CRM. Так вы подготовите черновик ТЗ для аналитика или дата-инженера. Затем этот блок можно прописать в документации к дашборду.

Если вы заранее зафиксируете, откуда берутся цифры и как они считаются, это снимет вопросы в будущем.

Вопросы, бизнес-решения и визуализацииВопросы, бизнес-решения и визуализации

Блок отвечает на вопрос «Что волнует пользователя?».

Заказчик не всегда понимает, на какие вопросы он хочет получать ответ, используя дашборд. Ваша задача — сформулировать вопросы пользователя так, чтобы они отражали его бизнес-потребности. Хороший вопрос содержит метрику и срез и ведёт к действию. Например: «Как изменилась прибыль по регионам за последние четыре недели? Если падение больше 20%, запускаем рекламу…».

Важно переформулировать абстрактные фразы вроде «Как идут продажи?» в конкретные, операционные вопросы.

После вопросов зафиксируйте бизнес-решения: что человек делает, если видит определённый результат на дашборде. Это помогает понять, какие данные важны, а какие — просто справочные.

Визуализация зависит от задачи пользователя. Выпишите в таблицу вопросы и бизнес-решения, оставьте место для названия или иконки графиков.

Подробности об этом этапе вы узнаете в разделе с примерами.

Заполненный Canvas — это основа дашборда. Он упрощает этап визуального проектирования, помогает понимать цели заказчика, не упускать детали и синхронизироваться с командой.

Далее нужно переработать Canvas в макет, расставив визуализации, упорядочив блоки и подготовив структуру, с которой можно идти в разработку.

Как собирать макетКак собирать макет

При сборке макета из идей рождается понятная схема. Здесь важнее всего сделать удобно, а не просто красиво. В макете лишний блок заметен сразу. Он мешает восприятию так же, как неверно уложенный элемент в мозаике.

Макет — это промежуточный шаг между Canvas и BI-инструментом. Он показывает заказчику структуру дашборда до того, как начнётся работа в системе. Здесь важно отразить, как устроен дашборд, какие блоки есть, в каком порядке они идут и какие визуализации будут использоваться. Делать детальный макет необязательно, на это уходит лишнее время. Отразить главное можно даже на ручных набросках.

Макет дашборда, сделанный от руки

Макет дашборда, собранный из набора графиков

Хороший макет помогает всем участникам проекта одинаково понимать логику интерфейса. Он экономит время на следующих этапах: согласовать структуру проще на макете, чем переделывать готовый дашборд.

Принципы сборки макетаПринципы сборки макета

Сборка макета — это инженерная задача. Результат должен быть удобным, чтобы пользователь мог быстро понять, где искать главное и как с этим работать. Ваша цель — собрать дашборд так, чтобы им пользовались.

Если вы когда-то составляли коллаж, задача покажется вам знакомой: вы соединяете разные элементы в единое целое, чтобы общая картина была понятной.

Основные принципы:

• Приоритизация блоков. Привычно читать слева направо, сверху вниз — так должен строиться и макет. Главное должно бросаться в глаза, а детализация, фильтры и справочные элементы ставьте ниже или правее, чтобы не перегружать верхний уровень.
• Логика чтения. Макет должен строиться так, чтобы его структура была последовательной. Это облегчает восприятие и помогает быстрее находить нужные данные.
• Контраст и акценты. Управлять вниманием можно через положение, размер и форму блока, учитывайте контраст между группами данных. Макет должен подсказывать пользователю, куда смотреть в первую очередь, а что оставить на потом.
• Простота и ясность. Не отвлекайте внимание декоративными элементами: макет должен быть удобным для обсуждения и согласования.

Визуализация на макете может быть примерной. Не нужно показывать реальные данные, достаточно обозначить тип графиков, которые будут использоваться.

Распределение блоковРаспределение блоков

Последовательность блоков вы уже определили раньше, когда формулировали бизнес-вопросы и подбирали к ним примеры визуализаций в Canvas. На этом этапе вам нужно переложить эти примеры на макет в том же порядке.

Самый важный бизнес-вопрос и его визуализация должны оказаться в верхнем левом углу макета, ведь туда пользователь посмотрит первым делом. Остальные блоки выстраиваются правее и ниже, по убыванию приоритета.

Распределение блоков по приоритету

Если блоки не помещаются на одной странице — это нормально. Главное, чтобы структура оставалась логичной и удобной для обсуждения с командой.

Согласование макетаСогласование макета

Макет позволяет свериться с заказчиком перед началом разработки прототипа. При согласовании есть три варианта работы с предложениями заказчика:

• Принять предложение. В этом случае вы вносите изменения в макет и согласовываете обновлённую версию.
• Отклонить предложение. Важно аргументировать, почему ваше решение лучше соответствует задаче и помогает решать бизнес-проблему.
• Отложить решение. Иногда нужно уточнить детали, посоветоваться с другими отделами или дождаться решения, на которое вы не можете повлиять. Бывает, подходящий вариант появляется уже в работе, когда дашборд запущен и используется. Тогда изменения можно внести в следующей итерации.

Оценка результатаОценка результата

После согласования макета начинается разработка дашборда. Чтобы понять, насколько дашборд оказался полезным, можно ориентироваться на метрики, их мы описали в главе «BI-система как продукт». Основные показатели:

• Просмотры. Если дашборд нужен, им пользуются. Оцените, открывают ли его коллеги и заказчики.
• Доля целевой аудитории. Важно не просто общее число просмотров, а то, сколько людей из целевой группы используют дашборд. Например, если он сделан для 20 менеджеров по продажам, а пользуются 10, то это 50% охвата, и есть повод задуматься, что стоит улучшить.
• Регулярные опросы. Хорошо раз в полгода или год спрашивать: «Насколько дашборд помогает вам принимать решения?» и «Удобно ли им пользоваться?».
• Экономический эффект. Иногда можно посчитать, сколько времени и ресурсов сэкономил дашборд. Особенно если он заменил ручную работу или автоматизировал рутинные процессы.

Не ограничивайтесь субъективными отзывами. Метрики использования и численные данные дают более надёжную картину.

Примеры заполнения и использованияПримеры заполнения и использования

Дашбордов сотни, и каждый уникален. Важно не повторять выученные структуры, а смотреть, как из задачи рождаются приоритеты и блоки. Пример работает только тогда, когда ты понимаешь, что за ним стоит, и можешь адаптировать подход под реальную задачу.

Дашборд для маркетплейсаДашборд для маркетплейса

Это пример проекта по созданию дашборда для маркетплейса. BI-аналитик помогает бизнесу принимать решения на основе данных и создаёт дашборды для операционного управления.

Отдел по работе с регионами обратился с запросом на дашборд для регионального менеджера. Специалист отвечает за продвижение маркетплейса в своём регионе и за качество оказания услуг. Менеджер отслеживает ситуацию на региональном рынке, контролирует уровень продаж и при необходимости запускает акции по отдельным категориям товаров.

Первый этап заполнения Dashboard Canvas — интервью.

ИнтервьюИнтервью

На встрече с клиентом мы определили основные метрики, за которыми следит региональный менеджер:

• объём продаж (в рублях и количестве заказов);
• средний чек на один заказ;
• среднее время доставки заказа в днях;
• процент доставленных или отменённых заказов.

Региональному менеджеру важно еженедельно отслеживать ключевые метрики и динамику изменений. Критичными считаются падение продаж более чем на 20% и рост среднего времени доставки свыше 10%. В таких случаях проводится факторный анализ, чтобы определить, в каких категориях возникли проблемы.

Также менеджер выбирает товары для продвижения. Для этого определяются топ-5 категорий второго уровня с самым высоким средним чеком и внутри каждой — топ-3 товаров по количеству заказов. Отдельный блок — контроль качества сервиса. Менеджер следит за долей отменённых заказов и за временем доставки, сравнивает показатели между регионами со средним уровнем. При отставании обращается в логистическую службу.

Дашборд должен позволять анализировать данные до уровня отдельных заказов, чтобы выявлять причины отклонений. Им будут пользоваться еженедельно, преимущественно на ноутбуках, но мобильная версия тоже важна.

Вы можете посмотреть полную запись встречи или прочитать расшифровку ниже. Обратите внимание, как я задаю вопросы, что уточняю и какие данные пытаюсь узнать.

Расшифровка

К — клиент, Лена, региональный менеджер.

А — аналитик, Рома, составляет дашборд.

А: Лена, привет! Как у тебя дела?

К: Привет. Слава богу, пятница! Как у тебя?

А: Слушай, у меня тоже хорошо. Но у нас с тобой есть ещё небольшая рабочая встреча сегодня. Мне сказали, что вам нужен дашборд, и я пришёл провести интервью. Спросить, в общем-то, что за дашборд нужен, какие метрики использовать и так далее. У тебя будет полчасика?

К: Да-да, как раз есть. Давай!

А: Окей. Можешь, пожалуйста, рассказать вообще, что у вас за подразделение, чем занимаетесь и, в общем-то, какие у вас бизнес-процессы есть?

К: Смотри, наше подразделение вообще отвечает за продвижение маркетплейса внутри региона и, соответственно, качество оказания услуг. Лично я региональный менеджер. Наверное, моя основная задача — это следить за обстановкой в регионе в целом, отслеживать уровень продаж в регионе и при необходимости проводить какие-то акции на определённые товары. Вот, например, скоро Новый год, и мы запустим акцию на гирлянды. Как-то так.

А: Кайф, понятно! Слушай, а как вы понимаете, выполняете ли свои KPI, хорошо работаете или нет? То есть как отслеживаете качество работы?

К: Слушай, для региональных менеджеров, таких как я, пока этого нет. Есть какой-то план для категорийных менеджеров, но в целом мы отслеживаем, наверное, четыре-пять основных метрик. Это объём продаж в рублях и в количестве заказов, средний чек на один заказ, количество отменённых заказов и количество доставленных заказов и среднее время доставки в днях. Наверное, по основному всё. Ну и плюс там в каждом регионе или каком-то подразделении есть ещё свои полезные метрики.

Если мы говорим про меня и про других региональных менеджеров, то важно следить по неделям за всеми основными метриками и отслеживать изменения динамики. Есть критичные отклонения, которые требуют прямо немедленной реакции. Это падение продаж больше чем на 20% от недели к неделе или увеличение среднего времени доставки более чем на 10%. Если что-то одно из двух происходит, то нужно сразу проводить факторный анализ и понимать, в чём дело.

А: Кайф, понял тебя. Слушай, а ты упомянула про доставленные и отменённые заказы. Как вы их смотрите? В штуках, в процентах?

К: Мы смотрим в штуках. Нам важно понять, какие товары стоит промотировать. Для этого мы находим топ-5 категорий с самым большим средним чеком, а потом выбираем топ-3 самых часто продающихся по количеству заказов товаров в каждой категории. И уже на них выставляем специальные условия. Ты про это?

А: Знаешь, это тоже полезная информация. Сейчас я у тебя об этом тоже кое-что уточню. Но ты говорила, что в метриках вы смотрите за объёмом продаж в рублях в заказах, говорила про средний чек на заказ, среднее время доставки, а потом сказала про доставленные и отменённые заказы. Вот вы смотрите доставленные и отменённые заказы в процентах или в абсолютах?

К: В процентах.

А: А, кайф, понятно, спасибо. Окей, слушай, ну ты как раз уже начала говорить немножко про акции. И вы таким образом, получается, влияете на эти метрики. Я правильно услышал?

К: Да.

А: То есть вы ищете топ-5 категорий с самым большим средним чеком, чтобы была какая-то хорошая продаваемая категория. И ищете топ-3 самых часто продающихся товаров, верно?

К: Да, и вот на них уже выставляем какие-то специальные условия.

А: Слушай, а категории какого уровня вы используете? У нас на маркетплейсе с вами есть категории первого, второго, третьего уровня. Какого уровня используете категорию?

К: Второго.

А: Кайф. Понятно, спасибо. Слушай, ну, в общем-то, ты уже сказала, как у вас дела обстоят, как работаете. А какой дашборд хотите вообще, зачем он вам нужен? Ну, и самое главное, как часто работаете без дашборда?

К: Слушай, хотим дашборд для всего. Чтобы он позволял решать вот эти задачки, которые мы с тобой обсудили. Наверное, самое важное — это разобраться с рекламными кампаниями, потому что сейчас всё это через Excel — очень сложно, много человеко-часов тратится.

А: Окей, окей, понимаю такой, в общем-то, usual case, понятная история. Слушай, а кто будет пользоваться? Только вы, регионалы, или ещё кто-то?

К: Вся команда региональных менеджеров точно. Обычно ещё, наверное, логисты, потому что нам важно следить за тем, как доставляются товары. Тут мы уже общаемся с логистами, и я думаю, что им тоже пошерим дашборд.

А: Окей. А, кстати, насчёт логистики доставки, ты тоже упомянула, что вам надо следить, доставка бывает вовремя, не вовремя. За этими метриками у вас есть какой-то алгоритм? Как вы понимаете, вы долго доставляете или не очень?

К: Слушай, ну мы следим, наверное, за двумя основными штуками здесь. Это проценты отменённых заказов и распределение времени доставки. И здесь мы сравниваем эти метрики между регионами. У нас есть какое-то среднее значение по региону, и вот с ним мы сравниваем, чтобы понимать, какая ситуация в каких регионах, где хуже, где лучше. Потому что, понятно, Москва и Питер — это одни метрики, а в каких-то регионах уже совсем другие. Когда мы это всё сравниваем, суперважно выбрать регионы, близкие к региону менеджера, чтобы делать какое-то адекватное сравнение. Например, если Москву с Питером сравнить можно, то если мы берём Оренбург, то вряд ли ты уже сравниваешь с Москвой, но берёшь что-то поближе, например Екатеринбург.

Ну и если я уже вижу, например, что в своём регионе что-то плохо, сравниваю с остальными, и всё понятно, то я обращаюсь в логистическую службу и задаю вопросы по бизнес-процессам, пытаюсь их наладить.

А: О, кайф, понятно. Понятно, значит, вы сравниваете со средним значением других регионов, и если сильно отклоняется, то уже разбираетесь, у всех так или только у вас так, и говорите с логистами. Ну звучит логично, да.

К: Ага.

А: Так, слушай, а когда вы хотели бы получить результат? Когда нужен дашборд, может быть, у вас есть какие-то сроки, дедлайны?

К: Ну… Вчера, в целом…

А: Ничего другого и не ожидал, если честно!

К: Наверное, где-то 18 декабря, я думаю, чтобы мы успели его ещё до Нового года затестить и поработать с новогодними акциями, поэтому 18 декабря было бы идеально.

А: Окей, окей, услышал. Постараюсь! Ничего не обещаю пока, но сейчас пойму, сколько это времени займёт, и подскажу тогда. Слушай, знаешь, что ещё забыл спросить, а как будут использовать дашборд? Вы его смотрите ежедневно, раз в неделю, на компьютере, с мобильного, какие сценарии?

К: Слушай, я думаю, что раз в неделю на синке, чтобы мы его открыли, спланировали какие-то рекламные кампании, встречу с логистами, если нужно. Пользоваться на компьютере точно, но мне кажется, мобилка тоже нужна, потому что иногда в офисе с логистами нужно быстренько с мобилки посмотреть и уточнить. Поэтому, если можно, то и так и так.

А: Окей, окей, услышал тебя. Так, ну смотри, главный вопрос по срокам: а есть ли у вас данные, на которых мы будем его делать? Потому что если нет, то будет сложно, если есть, то, конечно, можем успеть.

К: Да, я тебе доступы скину тогда после звонка.

А: Ой, ну кайф, слушай, идеальный заказчик. Заказчик с данными — это просто любовь любого дашбордиста, круто! Слушай, я вроде у тебя всё спросил. Может быть, я что-то забыл у тебя спросить? Что-то ещё хочешь добавить?

К: Да, слушай, есть такая штука. Менеджеры, в том числе я, — любители поанализировать детальные данные и покопаться. Поэтому было бы здорово, чтобы дашборд не только при тебе работал, а чтобы можно было в нём покопаться самой. То есть чтобы был какой-то функционал, позволяющий удобно залезть внутрь, вплоть до заказов, чтобы найти какие-то отклонения, выбросы или, например, забрать конкретный кейс вместе со службой логистики. Чтобы я понимала, что им показать, чтобы сказать: «Вот, вы опоздали, ребят».

А: Окей, окей, услышал тебя. То есть хочется не только агрегаты верхнего уровня, но и чтобы до заказов можно было спуститься и, может быть, эти данные кому-то передать. Сделаем! Знаем вас, заказчиков, вы любите таблички, вот это всё, всё по лучшему разряду.

К: Ага!

А: Слушай, спасибо большое, вроде бы всё понятно, если вопросы будут, я тебе напишу в личку. А так у меня вроде бы есть вся информация, чтобы сделать дашборд. Как будет макет, я тебе принесу показать, утвердить. Как будет прототип, тебе тоже пришлю ссылочку потыкать, сможешь какие-то замечания сказать. Спасибо большое! Вот все бы заказчики так чётко отвечали на вопросы, был бы вообще просто шик и угар.

К: Спасибо! Хороших выходных.

А: Да, тебе тоже! Пока-пока.

Данные можно найти в позаказной базе данных маркетплейса. Они хранятся в одной таблице с описанием полей в Excel-файле.

Заполнение CanvasЗаполнение Canvas

На основе интервью можно заполнить Canvas. Разные вопросы позволяют заполнить разные блоки Canvas, а некоторые покрывают сразу несколько блоков. Общие вопросы:

• Как работает ваше подразделение?
• Когда хотели бы получить результат? Почему именно в это время?
• Какие данные можно посмотреть?
• Что я забыл спросить?

Ниже таблица, в которой вопросы распределены по блокам Dashboard Canvas.

1. Пользователи и контекст Кто будет пользоваться дашбордом? Кого можно включить в тестовую группу? Как будете пользоваться? Когда? Какие основные сценарии и контексты при использовании?	2. Понимание задачи Какой дашборд вы хотите? Зачем он вам нужен? Как решаете задачу сейчас?	4. Вопросы, бизнес-решения Что делаете после того, как посмотрели дашборд? Какие решения принимаете и как?	и визуализации Здесь вы сами формулируете выводы, исходя из всего, что записали в Dashboard Canvas
3. Метрики, срезы и источники данных Как вы понимаете, что вы хорошо или плохо работаете? Каковы основные KPI вашего подразделения? От чего зависят изменения этих метрик? Что делаете, чтобы их менять?

Из ответов можно составить заполненный Dashboard Canvas:

Dashboard Canvas для маркетплейса

О том, как распределять информацию по блокам, я рассказал в видео.

Разработка макетаРазработка макета

На основе информации от заказчика и подобранных визуализаций можно составить макет. Стоит заполнять его слева направо и сверху вниз. Общая информация — сверху, а детали и специфика — снизу.

Макет дашборда для маркетплейса

Далее нужно утвердить макет с заказчиком: показать результат на встрече и договориться, какие правки стоит внести. Следующий этап — разработка дашборда.

Создание дашбордаСоздание дашборда

Готовый макет стоит переложить на структуру дашборда, настроить визуализацию и источники данных. Так выглядит заполненный дашборд:

Готовый дашборд для маркетплейса

Вы можете посмотреть на готовый дашборд в DataLens.

Дашборд для отдела продажДашборд для отдела продаж

Это пример детального заполнения Dashboard Canvas для отдела продаж. Последовательно опишем каждый фрейм:

• пользователи и контекст;
• понимание задачи;
• метрики, срезы и источники данных;
• вопросы, бизнес-решения и визуализации;
• макет дашборда.

Пользователи и контекстПользователи и контекст

Роли в отделе продаж:

• Руководитель отдела продаж. Смотрит дашборд каждый день, хочет видеть общую картину и анализировать эффективность каналов и продуктов. Должен понимать, на какие сделки или на каких менеджеров обратить внимание. Если позвонит владелец компании, должен быстро ответить, как выполняется план продаж и когда ожидается закрытие новых сделок.
• Менеджеры по продажам. Смотрят дашборд ежедневно, хотят понимать, на каких сделках стоит сосредоточиться в первую очередь и какой у них статус. Анализируют свой портфель и планируют, что нужно скорректировать для выполнения плана.

Контекст использования:

• Дашборд открывают утром при планировании рабочего дня или во время встреч на мониторах, так как менеджеры работают удалённо.
• Иногда руководителю отдела продаж нужно посмотреть отчёт с телефона, чтобы понять общую ситуацию и доложить о ней директору.

Всю информацию нужно отобразить в блоке «Пользователи и контекст».

Заполнение блока «Пользователи и контекст»

Понимание задачиПонимание задачи

Компания работает с B2B-клиентами. Этапы продаж: получение лида → встреча (офлайн или онлайн) → отправка коммерческого предложения → убеждение клиента → подписание договора, выставление счёта → получение аванса, запуск проекта.

В отделе продаж есть четыре менеджера, у каждого квартальный план. Основная цель дашборда — сократить ошибки при ручной подготовке данных, упорядочить процесс продаж и создать общее понимание текущей ситуации. Также важно дать возможности для анализа каналов, продуктов и активностей, нужных для выполнения плана.

Описанные задачи можно прописать в виде пунктов и указать цель дашборда.

Заполнение блока «Понимание задачи»

Метрики, срезы и источники данныхМетрики, срезы и источники данных

Менеджеры ведут сделки в CRM и ежедневно обновляют данные. Ключевые метрики: продажи, планы, среднее время закрытия сделки, просроченные сделки, конверсия воронки, средний чек, количество сделок в воронке.

Эти метрики анализируются еженедельно по этапам воронки, менеджерам, каналам продаж и продуктам.

Основные данные — из таблицы schema.table_crm. Планы утверждаются ежеквартально и хранятся в Excel-файле quarter_plans.xlsx.

Метрики, срезы и источники данных — разные сущности, поэтому их стоит визуально разграничить, чтобы не путать между собой. Если работаете на интерактивной доске, используйте разные цвета.

Заполнение блока «Метрики, срезы и источники данных»

Вопросы, бизнес-решения и визуализацииВопросы, бизнес-решения и визуализации

Примеры бизнес-решений:

• Если LTV превышает 1000 рублей в месяц — всё хорошо, бизнес прибыльный. Если меньше — нужно оптимизировать маркетинговые расходы.
• Если снижается удержание клиентов — нужно запускать новые рекламные кампании или повторные рассылки по сегментам пользователей.
• Если резко падает конкретная когорта — нужно проверить, нет ли ошибок в релизе, начиная с момента появления когорты.
• Если руководитель видит, что менеджер не выполняет план, он смотрит все сделки и решает, в каких может помочь с закрытием.

После составления списка вопросов нужно спроектировать график для каждого так, чтобы он либо давал ответ, либо позволял сразу действовать (например, скорректировать бюджет кампании в рекламном дашборде). Полезно группировать вопросы по смысловым блокам, это облегчает дальнейшую компоновку макета.

Заполнение блока «Вопросы, бизнес-решения и визуализации»

Макет дашбордаМакет дашборда

На этом шаге нужно нарисовать схему дашборда. Она может быть не детализированной, но важно показать структуру блоков и типы графиков. Макет покажет пользователю концепцию, чтобы он сосредоточился на общей структуре, а не на деталях и цифрах.

Макет дашборда для продаж

Это возможные варианты дашбордов. Но у других клиентов могут быть специфические задачи, которые здесь не описаны. Главное — понимать принцип построения дашборда и уметь подстраивать макет под задачу. Если структура логична, приоритеты ясны, а блоки выстроены под реальные решения, то макет будет рабочим в любой ситуации.

Способы заполненияСпособы заполнения

Dashboard Canvas и его модификации применяют в компаниях разных отраслей. В этом подходе важен не сам шаблон и его визуальный вид, а структурированные сбор и фиксация требований от бизнес-заказчика. Вы можете использовать другой набор блоков, упорядочивать их по-своему, использовать иные формулировки вопросов. Главное — провести интервью, разобраться в задаче и составить список вопросов, на которые должен отвечать дашборд.

Dashboard Canvas можно заполнить даже в блокноте:

Заполненный Dashboard Canvas в блокноте

Если в компании используют систему управления проектами, можно заполнять Dashboard Canvas внутри задачи:

Заполненный Dashboard Canvas в системе управления проектами

Блоки Dashboard Canvas можно менять и дорабатывать, чтобы адаптировать под бизнес-задачи компании.

Персонализированный Dashboard Canvas

Компании Valiotti Analytics, Datanomix, Т-Банк и даже государственные учреждения используют Dashboard Canvas и его модификации как стандарт для разработки дашбордов. Подход работает в разных сферах, и его можно адаптировать под задачи любой команды.

Главное о Dashboard CanvasГлавное о Dashboard Canvas

Dashboard Canvas помогает превратить требования и разговоры с заказчиком в понятную структуру дашборда. Интервью, заполнение Canvas и сборка макета — это последовательный процесс. Он строится на приоритизации бизнес-задач и выборе подходящей визуализации. Клиенты и задачи могут быть разными, но подход к построению дашборда держится на общих принципах:

• Задавайте заказчику открытые вопросы и уточняйте детали, чтобы понять реальные задачи и решения, которых он ждёт от дашборда.
• Формулируйте бизнес-вопросы и подбирайте к ним визуализации в Canvas — это основа будущей структуры.
• Стройте макет так, чтобы приоритеты были видны сразу. Учитывайте особенности восприятия информации: главное — сверху слева, детализация — ниже и правее.
• Согласовывайте макет до начала разработки. Так вы сэкономите время и сократите число правок.